Privacyverklaring

Versie 2026-09

4D-Compass is een platform van 4D Finance (KvK 75857510). Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en met wie wij ze delen. Vragen kunt u stellen via info@4d-compass.com.

1. Twee rollen

• Wij bepalen zelf: voor de gegevens van het account en de facturatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
• De klant bepaalt: voor de administratie en de personeelsgegevens die het platform uit de bronsystemen van de klant ophaalt, zijn wij verwerker. De klant bepaalt wat er gebeurt; wij voeren uit. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens

Van gebruikers van het platform: naam, zakelijk e-mailadres, de bedrijfsnaam, het versleutelde wachtwoord, de instellingen voor tweestapsverificatie, het moment van inloggen en gebeurtenissen rond inloggen en aanmelden, zoals een mislukte poging. Bij aanmelden bewaren wij die gebeurtenis met een versleutelde weergave van het e-mailadres, om misbruik te herkennen.

Voor de facturatie: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, contactpersoon, e-mailadres, het gekozen pakket en de betaalgegevens die via Mollie lopen. Wij zien geen volledige rekeningnummers of kaartgegevens; die blijven bij Mollie.

In opdracht van de klant, uit zijn eigen systemen:

• uit de boekhouding: grootboek, boekingen en relaties, waaronder namen en contactgegevens van klanten en leveranciers;
• uit de salarisadministratie (Nmbrs): naam, personeelsnummer, afdeling en functie, begin- en einddatum van het dienstverband, contracturen en deeltijdfactor, verzuimperiodes met percentage, en verlofsaldo met opgenomen verlof;
• uit uploads van de klant, bijvoorbeeld bankafschriften en inkoopfacturen.

Gezondheidsgegevens. Verzuimperiodes zeggen iets over de gezondheid van een medewerker. Wij leggen daarom alleen vast dát iemand verzuimt, met de periode, het percentage en de soort registratie. De oorzaak of aard van de ziekte nemen wij niet over uit Nmbrs en tonen wij niet, ook niet als die daar is ingevuld.

Wij gebruiken geen burgerservicenummers, geen salarisbedragen per medewerker en geen cookies om u te volgen. Er staan geen advertentie- of trackingcookies in het platform.

3. Waarom, en op welke grond

• Uitvoering van de overeenkomst: het account, de toegang, de koppelingen, de rapportages en de facturatie.
• Wettelijke plicht: onze eigen administratie en facturen bewaren.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging en misbruikpreventie, zoals limieten op inlogpogingen en logboeken van fouten. Wij wegen dat af tegen uw belang en bewaren niet meer dan nodig.

3a. Vergelijkingscijfers

Wij maken vergelijkingscijfers, zodat een klant kan zien hoe hij ervoor staat naast vergelijkbare bedrijven. Denk aan een marge, een verzuimpercentage of omzet per fte. Daarvoor tellen wij gegevens van klanten bij elkaar op tot totalen en gemiddelden.

• Een cijfer verschijnt pas als er minstens vijf bedrijven in zitten. Bij minder blijft het leeg.
• Er gaan geen persoonsgegevens in: geen namen, geen personeelsnummers, geen bedragen per medewerker.
• Voor verzuim gebruiken wij alleen het percentage over een bedrijf als geheel, nooit de gegevens van een individuele medewerker.
• De uitkomst is anoniem en niet terug te rekenen naar een klant of een persoon. Wij verkopen deze cijfers niet aan derden en trainen er geen AI-modellen mee.

Een klant die hier niet aan mee wil doen, meldt dat via info@4d-compass.com; wij halen zijn gegevens dan uit de vergelijking.

4. Wie ze verder verwerken

Met elke partij hebben wij een verwerkersovereenkomst. Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij sturen alleen de gegevens mee die voor die functie nodig zijn. Gebruikt een klant de AI-functies niet, dan gaat er niets naar die partij.

De bronsystemen van de klant, zoals e-Boekhouden, Exact Online en Nmbrs, zijn geen verwerkers van ons. Dat zijn systemen van de klant zelf, waarmee hij ons toegang geeft.

5. Hoe lang

• Gegevens van een proefaccount: tot dertig dagen na afloop van de proef.
• Gegevens van een klant: tijdens de overeenkomst, en daarna dertig dagen zodat een export mogelijk blijft.
• Facturen en onze administratie: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Logboeken rond inloggen, aanmelden en fouten: maximaal twaalf maanden.

6. Beveiliging

• Verkeer loopt over TLS; wachtwoorden staan gehasht opgeslagen.
• Sleutels en tokens van koppelingen staan versleuteld in de database, met een aparte sleutel die niet uit de broncode volgt.
• Tweestapsverificatie is verplicht voor iedereen die inlogt.
• Klanten zijn van elkaar gescheiden; elke opvraag is begrensd tot de bedrijven waar de gebruiker bij mag.
• Van de database maken wij dagelijks een back-up.

7. Uw rechten

U kunt inzage vragen in uw gegevens, ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en uw gegevens in een gangbaar bestand ontvangen. Gaat het om gegevens die wij namens uw werkgever of een klant verwerken, dan verwijzen wij u naar die organisatie; die bepaalt wat ermee gebeurt. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Datalekken

Gaat er iets mis met persoonsgegevens, dan onderzoeken wij dat direct, beperken wij de schade en informeren wij de betrokken klant zonder onnodige vertraging, met wat wij weten en wat wij eraan doen.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De versie staat bovenaan de pagina. Bij een belangrijke wijziging laten wij het onze klanten weten.